La Agencia Española de Protección de Datos ha lanzado un aviso directo a las empresas que usan algoritmos o inteligencia artificial para tomar decisiones sobre su plantilla: cumplir con la obligación de informar por escrito a cada persona trabajadora es solo una parte de lo que exige la normativa. La nota, de 7 de octubre, se apoya en el Real Decreto 723/2026 e incluye la primera advertencia formal en esta materia, la AI-00009-2026, dirigida a una herramienta de selección de personal que aún no se había implantado.
A qué empresas afecta el aviso de la AEPD
El perímetro que dibuja la nota es amplio. Afecta a las empresas que utilizan sistemas algorítmicos o de inteligencia artificial que deciden o influyen en las condiciones de trabajo, en el acceso al empleo o en su mantenimiento.
No se trata solo de los casos extremos de decisiones totalmente automatizadas: basta con que el sistema influya en la decisión humana.
La Agencia menciona expresamente las herramientas de selección de personal y las de movilidad interna, dos ámbitos donde la automatización ha avanzado con rapidez: filtrado y puntuación de candidaturas, ordenación de perfiles para promociones, asignación de turnos o tareas, evaluación del desempeño.
Cualquier empresa que use software de este tipo en recursos humanos, sea desarrollado a medida o contratado a un proveedor, está dentro del foco.
Informar por escrito: necesario, pero no suficiente
La obligación más conocida en esta materia es la de transparencia: informar por escrito a cada persona trabajadora de la existencia de sistemas algorítmicos o de inteligencia artificial que afecten a sus condiciones de trabajo, al acceso al empleo o a su mantenimiento.
Es la obligación sobre la que pivota la nota de la AEPD a propósito del Real Decreto 723/2026.
El mensaje central de la Agencia es que esa información escrita es solo una parte de la obligación.
Dicho de otro modo: una empresa no queda en regla por el hecho de haber entregado a su plantilla un documento explicando que usa inteligencia artificial en recursos humanos.
El uso de estos sistemas sigue plenamente sometido al resto de exigencias de la normativa de protección de datos, que acompañan al sistema durante toda su vida: desde su diseño y antes de su puesta en marcha, no solo en el momento de comunicar su existencia.
La advertencia AI-00009-2026: actuar antes de implantar
La nota incluye un ejemplo práctico de este enfoque: la advertencia AI-00009-2026, de carácter preventivo y no sancionador, relativa a una herramienta de inteligencia artificial que todavía no se había implantado y que iba a puntuar y priorizar candidaturas en procesos de selección y de movilidad interna.
El dato más revelador es el momento de la intervención: la Agencia no esperó a que el sistema estuviera funcionando y produjera efectos sobre candidatos y plantilla, sino que actuó en fase previa a la implantación.
Para las empresas, la lección es doble. Primera: los proyectos de IA en recursos humanos pueden ser objeto de supervisión antes de su despliegue, por lo que el cumplimiento normativo debe incorporarse al diseño del proyecto y no improvisarse después.
Segunda: la vía de la advertencia preventiva indica que la AEPD está dispuesta a corregir trayectorias sin esperar al expediente sancionador, pero también que está mirando activamente este terreno.
La empresa responde aunque la herramienta la haya hecho el grupo
Otro aviso de la nota desactiva una coartada frecuente en los grupos de empresas: la AEPD recuerda que la empresa que utiliza la herramienta sigue siendo responsable aunque la haya desarrollado su grupo empresarial.
En la práctica, es habitual que las soluciones tecnológicas de recursos humanos se diseñen en la matriz o en una sociedad del grupo especializada y se desplieguen después en las filiales.
Ese esquema no traslada la responsabilidad: cada empresa que aplica el sistema a su propia plantilla o a sus propios procesos de selección responde de su conformidad con la normativa.
No cabe escudarse en que la herramienta «viene de corporativo» o en que la filial no participó en su diseño: quien la usa para decidir o influir sobre sus personas trabajadoras asume las obligaciones correspondientes.
Qué deben revisar las empresas
A la luz de la nota, cualquier empresa que utilice o planee utilizar estos sistemas debería hacerse, como mínimo, estas preguntas:
- ¿Tenemos inventariados todos los sistemas algorítmicos o de IA que deciden o influyen en selección, movilidad interna, condiciones de trabajo o mantenimiento del empleo, incluidos los contratados a terceros y los desarrollados por el grupo?
- ¿Hemos informado por escrito a cada persona trabajadora de su existencia, como exige la normativa?
- Más allá de informar, ¿hemos verificado el cumplimiento del resto de obligaciones de protección de datos asociadas al sistema, desde la fase de diseño y antes de su implantación?
- Si la herramienta la desarrolló el grupo, ¿tenemos claro que nuestra empresa responde igualmente por su uso?
El momento de hacer este repaso es ahora: la advertencia AI-00009-2026 demuestra que la Agencia interviene incluso antes de que las herramientas entren en funcionamiento.
Qué pueden exigir las personas trabajadoras
Para las personas trabajadoras y sus representantes, la nota de la AEPD refuerza una posición que conviene conocer.
Si la empresa usa algoritmos o inteligencia artificial que influyen en quién es contratado, promocionado o afectado en sus condiciones de trabajo, tienen derecho a ser informadas por escrito de ello.
Y si esa información no llega, o llega en términos genéricos que no permiten entender qué sistemas se usan y sobre qué deciden, hay base para reclamarla.
Además, el criterio de la Agencia deja claro que la conversación no termina con la entrega del documento informativo: el uso del sistema debe ser conforme a la normativa de protección de datos en su conjunto, y la AEPD se ha mostrado dispuesta a supervisarlo de forma preventiva.
En un mercado laboral donde los algoritmos deciden cada vez más, ese control previo es, probablemente, la mejor garantía de que deciden bien.
Fuente: cuestioneslaborales.es
https://www.cuestioneslaborales.es/aepd-algoritmos-ia-trabajo-informar-no-basta/