Grabar conversaciones laborales está prohibido. En plena era del teletrabajo y las videollamadas, grabar reuniones se ha convertido en una práctica casi automática en muchas empresas. Pero lo que empezó como una herramienta útil para documentar decisiones ha terminado en sanción. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha multado con 3.000 euros a una compañía por el uso indebido de una grabación realizada durante una reunión laboral.
El caso arranca con una reunión del comité de supervisión de un fondo de inversión celebrada por videollamada a través de Microsoft Teams. La empresa informó a los asistentes de que la sesión iba a ser grabada, una práctica habitual y, en principio, ajustada a la normativa. Hasta ese punto, no había problema: los trabajadores sabían que estaban siendo grabados y participaron en la reunión con ese conocimiento. Pero el conflicto no surgió durante la grabación, sino después.
La empresa decidió dar un paso más y utilizar el vídeo como si fuera el acta oficial de la reunión. Además, lo remitió a terceros ajenos al encuentro, concretamente a otras entidades vinculadas al fondo. Ese cambio de uso fue el detonante. Los asistentes no habían autorizado ni la difusión del contenido ni esa nueva finalidad.
Según la resolución, los trabajadores participantes aceptaron estar en una reunión grabada pero no autorizaron que sus datos personales (imagen, voz e intervenciones) se reutilizaran fuera de ese contexto. Para la AEPD, no basta con informar de que se graba una reunión: hay que explicar con precisión para qué se utilizará ese material y quién tendrá acceso a él. En este caso, el consentimiento no cubría:
- Que la grabación se convirtiera en el acta oficial.
- Que se compartiera con terceros externos.
Por ello, la autoridad concluye que la empresa carecía de base legal para ese tratamiento adicional de los datos. La AEPD encuadra la infracción en el artículo 6 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que regula la licitud del tratamiento. La idea central es clara: el consentimiento debe ser siempre específico, informado, inequívoco y vinculado a una finalidad concreta. Aceptar participar en una videollamada grabada no implica, automáticamente, autorizar cualquier uso posterior de ese contenido. Y menos aún su difusión fuera del grupo original.
Fuente: as.com